my.WorkEtiX - Regolamentazione e trattamento dei dati

Comunichiamo la presente informativa in materia di Privacy ai sensi dell’art.13 Regolamento (UE) 679/2016, di seguito anche GDPR, alla quale ti preghiamo di fare riferimento ogni volta che visiti il sito, che navighi attraverso le sue pagine o usi i suoi servizi, indipendentemente dal fatto che acquisti o meno i prodotti.

La presente Informativa Privacy si applica esclusivamente ai dati personali raccolti attraverso il sito worketix.com (di seguito: il Sito) e non si applica ad altri siti web di proprietà di soggetti terzi, ai quali si possa accedere tramite un link presente sul sito.

Il Titolare del trattamento dei dati raccolti sul sito è la società Native Solutions Srl, con sede legale in 20134 Milano Via privata Oslavia 28, che stabilisce in modo autonomo le finalità ed i metodi di elaborazione dei dati e l’adozione delle procedure e delle misure di sicurezza mirate a garantire la riservatezza, l’integrità, la disponibilità e la resilienza dei sistemi e dei servizi di trattamento oltre che dei dati raccolti.

Eventuali commenti, domande o richieste sull’uso dei dati personali da parte di Native Solutions Srl possono essere indirizzati al nostro servizio clienti all’indirizzo support@worketix.com.

Per Native Solutions Srl è estremamente importante la tutela dei dati personali dei visitatori e dei clienti del sito (ad esempio, i dati identificativi) da questi forniti. Per questo motivo Native Solutions Srl adotta specifiche politiche e misure di sicurezza per proteggere i vostri dati personali. Di seguito vengono date delle informazioni da parte di Native Solutions Srl che permettono a tutti gli utenti del servizio di essere informati in modo completo sulla Policy di Native Solutions Srl in materia di Privacy. Nel momento in cui attivi il profilo e utilizzi il servizio dichiari di accettare e di autorizzare le procedure descritte nella Policy in materia di Privacy e nei Termini e Condizioni Generali riportati nella relativa sezione del sito.

Ricordiamo che l’applicazione WorkEtiX è gestita e fornita direttamente da Native Solutions S.r.l. avente sede legale a Milano, Via privata Oslavia n. 28.

Installando ed utilizzando l’applicazione “WorkEtiX” e le applicazioni collegate progettate per dispositivi mobili e Pc, ed accessibile tramite il Web, l'utente acconsente alla raccolta di alcuni dati personali ed alle disposizioni sulla privacy di cui alla presente informativa.

L’informativa spiega: la tipologia dei dati personali raccolti, la finalità e la modalità di trattamento ed utilizzo dei dati, i soggetti a cui gli stessi saranno comunicati o comunque resi visibili, il sistema di sicurezza posto in essere per la protezione dei dati raccolti, i diritti dell’utente che acconsente al trattamento dei propri dati personali, l’utilizzo dei cookie ed indica, infine, come contattare lo sviluppatore in caso di richiesta di chiarimenti.

L'utente è tenuto a leggere ed accettare la presente informativa sulla privacy per acquisire maggiori dettagli sul trattamento dei propri dati personali prima di installare ed utilizzare questa applicazione. Qualora l’utente non accetti i presenti termini dovrà cessare di utilizzare l’applicazione e rimuoverla dal dispositivo ed informare il proprio referente aziendale.

Aderendo alla presente informativa l’utente fornisce il proprio consenso espresso al trattamento dei dati personali raccolti con la modalità di seguito specificate in base al dettato del Codice in materia di protezione dei dati personali (D. Lgs. n. 196 del 2003) che si applica al trattamento dei dati personali da chiunque effettuato sul territorio dello Stato italiano nonché al trattamento dei dati personali effettuati da chiunque risieda in uno stato estero, anche extraeuropeo, ed impieghi per il trattamento mezzi situati nel territorio dello Stato italiano.

Categorie e natura dei dati trattati e finalità del trattamento

DATI DI NAVIGAZIONE

Si tratta di dati di navigazione che i sistemi informatici acquisiscono automaticamente durante l’utilizzo del Sito, quale l’indirizzo IP, gli indirizzi in notazione URI (Uniform Resource Identifier), nonché i dettagli delle richieste inviate al server del Sito, e che ne rendono possibile la navigazione. I dati di navigazione potranno altresì essere utilizzati per compilare statistiche anonime che permettono di comprendere l’utilizzo del Sito e di migliorare la struttura dello stesso.

In particolare, i dati verranno trattati per le seguenti finalità connesse all’attuazione di adempimenti relativi ad obblighi legislativi o contrattuali:

– Accesso tecnico e Funzionale al Sito, nessun dato viene tenuto dopo la chiusura del Browser.

– Finalità di navigazione Evoluta o gestione dei contenuti personalizzata.

Infine, i dati di navigazione potranno eventualmente essere utilizzati per l’accertamento di attività illecite, come in casi di reati informatici, a danno del Sito.

Il trattamento dei dati funzionali per l’espletamento di tali obblighi è necessario per una corretta gestione del rapporto e il loro conferimento è obbligatorio per attuare le finalità sopra indicate.

Il Titolare del trattamento utilizza alcuni cookies, anche di terze parti, come indicato nel dettaglio nell’apposita sezione cookies della presente informativa.

DATI FORNITI VOLONTARIAMENTE DALL’UTENTE

L’invio facoltativo, esplicito e volontario di dati come richiesti da varie sezioni del presente sito sono utilizzati al fine di dare corso alle richieste dell’utente (ad esempio quando si richiedono prestazioni o servizi ovvero informazioni o delucidazioni telefonando ai numeri indicati sul sito o scrivendo agli indirizzi di posta elettronica ivi presenti).

Inoltre, i dati personali contenuti nei curricula inviati agli indirizzi aziendali @nativesolutions.it saranno utilizzati ai soli fini della valutazione del profilo dei candidati e della selezione degli stessi.

TIPOLOGIA DEI DATI RACCOLTI

All’azienda che decide registrarsi ed utilizzare per se e per i propri dipendenti “WorkEtiX” e le applicazioni collegate, verrà richiesto di fornire il nome ed il cognome in caso di persona fisica o la denominazione aziendale, l’indirizzo della sede legale, l’indirizzo di posta elettronica e la partita IVA in caso di persona giuridica (c.d. dati comuni). Al dipendente che viene invitato ad utilizzare “WorkEtiX” per le proprie richieste ferie e permessi, le timbrature e la visualizzazione di documenti e comunicazioni, viene richiesto al momento dell’iscrizione, di fornire alcune informazioni personali volte ad identificarlo e a completare il profilo anagrafico pre caricato da parte dell’azienda. I dati richiesti al dipendente servono per il riconoscimento dell’anagrafica e sono: il proprio codice fiscale, la data di nascita ed un indirizzo di posta elettronica. Tali dati sono obbligatori per la funzionalità e l’utilizzo dell’applicazione; è prevista, inoltre, la possibilità di inserire volontariamente altri dati di tipo facoltativo quali, ad esempio, il numero di telefono, una fotografia dell’utente o l’opportunità di decidere di registrare e/o inviare la localizzazione della propria posizione durante l’arco della giornata lavorativa. L’applicazione “WorkEtiX Badge” non accede alle informazioni incluse nel calendario, nella rubrica e nell’elenco contatti del dispositivo mobile eventualmente utilizzato dall’utente. Si precisa che l’applicazione non è rivolta o destinata all’uso da parte di utenti minori di anni 18.

FINALITA’ DEL TRATTAMENTO

I dati personali che ci vengono comunicati saranno elaborati da Native Solutions Srl, sia manualmente, con supporti cartacei che con l’ausilio di apparecchiature elettroniche, per i seguenti scopi:

FINALITA’ DI VENDITA ED EROGAZIONE DI SERVIZI

I dati personali raccolti vengono utilizzati per registrare e memorizzare l’orario di ingresso ed uscita dal luogo di lavoro da parte dell’utente fruitore e di conseguenza il calcolo delle ore lavorate su base settimanale e mensile, nonché per il calcolo delle ore di lavoro straordinario effettuate. L’utente che utilizza l’applicazione potrà decidere inoltre di caricare eventuali fatture e documenti relativi alla contabilità e, come già indicato, di rendere visibile la propria localizzazione e i vari spostamenti effettuati nello svolgimento della propria attività lavorativa (luoghi visitati, accessi e quant’altro collegato alla propria funzione).

Inoltre, i dati personali potranno essere utilizzati da parte del Titolare:

· per la lavorazione dell’ordine d’acquisto, relativamente all’evasione dell’ordine effettuato online e per le attività di carattere contabile e fiscale connesse;

· per la gestione della corrispondenza e delle comunicazioni di servizio, per evadere e spedire gli ordini;

· per verificare che i dati forniti per la transazione siano completi, validi, corretti e privi di tracciatori fraudolenti;

· per l’erogazione del servizio WorkEtiX.

· per gli adempimenti di legge conseguenti.

FINALITA’ DI SOTTOSCRIZIONE SPECIFICI SERVIZI AGGIUNTIVI

Previo consenso i dati personali potranno essere utilizzati per la sottoscrizione di specifici servizi aggiuntivi, come ad esempio la newsletter di Native Solutions Srl ed altri bollettini informativi sulle attività di Native Solutions Srl.

FINALITA’ DI MARKETING E PUBBLICITA’

Nessun utilizzo per tale finalità viene effettuato con i dati forniti o raccolti attraverso my.WorkEtiX o in generale dalle applicazioni WorkEtiX.

FINALITA’ DI EVASIONE ALLE RICHIESTE PERVENUTE

Previo consenso, i dati personali (quali ad esempio l’indirizzo del mittente nonché gli eventuali altri dati personali inseriti nella missiva) potranno essere utilizzati per rispondere alle richieste pervenute.

Nell’elaborazione dei dati personali che possono, direttamente o indirettamente, identificarvi, l’obiettivo di Native Solutions Srl è quello di attenersi al principio dello stretto necessario. Per questo motivo Native Solutions Srl ha impostato questo sito in modo tale da ridurre al minimo l’uso dei dati personali: pertanto, i dati personali non vengono elaborati quando lo scopo di una determinata attività può essere raggiunto utilizzando dati anonimi.

NATURA DEL CONFERIMENTO

Fatta eccezione per i dati di navigazione, necessari per dar corso ai protocolli informatici e telematici, il conferimento dei dati per tali finalità da parte degli utenti è libero e facoltativo, ad eccezione di quelli necessari per l’erogazione delle prestazioni e dei servizi oggetto di contratto concluso tra Native Solutions Srl e l’interessato ovvero da trattarsi in adempimento di una disposizione di legge. Il mancato conferimento dei dati può comportare l’impossibilità di ottenere le informazioni richieste, la valutazione delle candidature presentate e l’erogazione del servizio WorkEtiX.

MODALITA’ DI UTILIZZO DEI DATI RACCOLTI

I dati forniti saranno trattati in conformità alla vigente normativa, in modo lecito e secondo correttezza; verranno raccolti e registrati per lo scopo determinato sopra descritto (art. 11 D. Lgs. 196 del 30.06.2003). Nel momento in cui l’utente, dopo aver effettuato l’accesso, clicca sul tasto “check in” il sistema registra l’orario di ingresso nel luogo di lavoro ed individua, contestualmente, se l’utente si trovi o meno in un raggio di distanza (a scelta dell’azienda utilizzatrice) dal suddetto luogo di lavoro o, se abilitata la modalità libera, ovunque. In caso positivo il “check in” sarà considerato eseguito con successo ed il dato verrà salvato dal sistema e preso come riferimento di inizio attività lavorativa; nel caso in cui, invece, l’utente si trovi oltre la distanza stabilita dal luogo di lavoro, senza che sia possibile in ogni caso rilevare la localizzazione geografica dell’utente stesso, il sistema catalogherà il check in come non corretto e che pertanto non verrà registrato. Con le medesime modalità sarà gestita la registrazione della posizione e dell’uscita come termine dell’attività attraverso il pulsante “check out”.

MODALITA’ DEL TRATTAMENTO

Il trattamento dei dati raccolti è eseguito dal Titolare attraverso procedure informatiche o comunque con mezzi telematici o supporti cartacei ad opera di soggetti, interni od esterni, a ciò appositamente incaricati ovvero impegnati alla riservatezza. I dati sono conservati in archivi cartacei ed elettronici con piena assicurazione dell’adozione di adeguate misure di sicurezza, come previsto dalla normativa vigente.

PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI

A parte quanto specificato per i dati di navigazione, i dati personali sono trattati in formato cartaceo o con strumenti automatizzati, con logiche strettamente correlate alle finalità stesse, e, ai sensi dell’art. 5 del GDPR, per il periodo di tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti (evasione ordini e prestazioni, richieste pervenute e valutazione candidature).

Comunicazione dei dati personali, Destinatari

I dati personali raccolti non saranno diffusi, venduti o scambiati con soggetti terzi, ad eccezione delle altre società del Gruppo, senza il consenso espresso dell’interessato, salvo eventuali comunicazioni a soggetti terzi autorizzati – impegnati alla riservatezza o nel caso nominati responsabili del trattamento ex art. 28 Regolamento UE 679/2016 (quali società di assistenza informatica e società di hosting) – ove necessarie per le finalità di cui alla presente informativa.

Per la manutenzione del sito web e per la fornitura dei servizi di commercio elettronico e di comunicazione ai propri clienti, Native Solutions Srl si avvale della collaborazione di società terze selezionate. Se necessario, le informazioni di carattere personale possono essere elaborate da queste società terze, esclusivamente nel caso in cui ciò sia strumentale alla collaborazione di questa parte terza con Native Solutions Srl e nel rispetto di rigidi vincoli di riservatezza di natura contrattuale; i dati possono anche essere comunicati ai consulenti che assistono Native Solutions Srl nella gestione della transazione elettronica (prevalentemente fornitori di servizi internet, società di spedizione), a banche e a società di verifica del credito, a consulenti (fiscali e legali) di Native Solutions Srl.

E’ possibile che Native Solutions Srl si trovi ad elaborare dati personali di terzi, comunicati direttamente a Native Solutions Srl dai propri utenti, come ad esempio quando un utente acquista un prodotto che deve essere consegnato ad un’altra persona, oppure quando la persona che paga un prodotto è diversa dal destinatario finale del prodotto stesso. E’ comunque l’utente ad essere tenuto a richiedere il consenso di questa persona prima di comunicarne i dati personali a Native Solutions Srl e di informarla in merito alla Politica sulla Privacy di quest’ultima.

I dati potranno essere comunicati alle Autorità competenti, ai sensi di legge.

ALTRI SOGGETTI CHE HANNO ACCESSO AI DATI FORNITI E AMBITO DI DIFFUSIONE

Le informazioni personali fornite dagli utenti, siano essi aziende datrici di lavoro od utenti lavoratori, saranno sempre fruibili dallo sviluppatore dell’applicazione, Native Solutions S.r.l., con sede legale a Milano, Via privata Oslavia n. 28. Nell’ambito della diffusione dei dati inseriti occorre differenziare in base all’utilizzo che si intende fare dell’applicazione stessa: di uso prettamente privato, da intendersi quale proprio pro-memoria, o di uso collegato e di concerto con il proprio datore di lavoro che avrà accesso a tutti i dati inseriti. Nel caso in cui, infatti, si decida di fare un uso privato dell’applicazione i dati saranno visibili elusivamente dallo sviluppatore e dall’utente stesso; nel caso in cui, invece, si utilizzi l’applicazione come dipendente aziendale, con adesione su base volontaria e del tutto facoltativa, i dati saranno visibili e consultabili, oltre che dall’utente e dallo sviluppatore, anche dal datore di lavoro in qualità di “amministratore” nonché dai soggetti che l’azienda stessa intenderà identificare come tali fino ad un massimo di altri (3/4) soggetti. Lo sviluppatore ed il datore di lavoro in qualità di amministratore non forniranno in alcun caso i dati inseriti a soggetti terzi.

Diritti dell’Interessato

La normativa vigente (D. Lgs. 196/2003 e Regolamento UE 679/2016) conferisce all’interessato specifici diritti, come espressi dagli artt. 7, 8, 9 e 10 del D. Lgs. 30 giugno 2003 n. 196 e dagli artt. da 15 a 22 e 34 del Regolamento (UE) 679/2016, che possono esercitarli rivolgendosi al Titolare del trattamento ai seguenti recapiti: posta elettronica support@worketix.com ovvero telefono +39 02 83425448 ovvero telefax +39 02 83425479.

In particolare l’interessato ha diritto di ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile (diritto di accesso).

L’interessato ha diritto di ottenere inoltre dal Titolare del trattamento l’indicazione: a) delle finalità del trattamento; b) delle categoria di dati personali in questione; c) dei destinatari o categorie di destinatari dei dati a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati; d) del periodo di conservazione dei dati previsti o, ove non è possibile, dei criteri utilizzati per determinare tale periodo; e) dell’esistenza del diritto di chiedere al titolare del trattamento la rettifica o la cancellazione o la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano e di opporsi al loro trattamento, in tutto o in parte; quando il trattamento dei dati personali che lo riguardano è svolto ai fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale, l’interessato ha diritto di opporsi in ogni momento a tale trattamento nonché di revocare, in qualsiasi momento, il consenso in precedenza prestato, f) il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo.

L’interessato ha altresì il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali forniti dall’interessato al Titolare del trattamento e di trasmettere tali dati a un altro Titolare del trattamento (diritto alla portabilità).

Utilizzo dei Cookies

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Cosa sono i cookies?

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Le informazioni riguardanti i cookies non sono utilizzate per identificare gli utenti e i dati di navigazione restano sempre sotto il nostro controllo. Questi cookies servono esclusivamente per i fini qui descritti.

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Puoi controllare e/o verificare i cookies come vuoi. Puoi cancellare i cookies già presenti nel computer e impostare quasi tutti i browser in modo da bloccarne l’installazione. Se scegli questa opzione, dovrai però modificare manualmente alcune preferenze ogni volta che visiti il sito ed è possibile che alcuni servizi o determinate funzioni non siano disponibili. La maggioranza dei browser internet sono inizialmente impostati per accettare i cookie in modo automatico.

Puoi modificare queste impostazioni per bloccare i cookie o per avvertire che dei cookie vengono mandati al dispositivo dell’utente medesimo. Esistono vari modi per gestire i cookie. Puoi fare riferimento al manuale d’istruzioni o alla schermata di aiuto del tuo browser per scoprire come regolare o modificare le impostazioni. In caso di dispositivi diversi (per esempio, computer, smartphone, tablet, ecc.) dovrai assicurarti che ciascun browser su ciascun dispositivo sia regolato per riflettere le tue preferenze sui cookie.

Misure di sicurezza

Native Solutions Srl raccoglierà esclusivamente le informazioni di identificazione personale solo nella misura in cui ciò viene ritenuto ragionevolmente necessario a servirvi nell’ottica dei propri scopi commerciali legittimi quali indicati in precedenza ed adotterà misure di sicurezza in grado di ridurre al minimo il rischio di distruzione o perdita dei dati, anche accidentale, per impedire l’accesso non autorizzato, l’elaborazione illecita dei dati e l’elaborazione che non sia conforme agli scopi della raccolta dei dati quali indicati nella presente Politica in materia di Privacy. Tuttavia, sebbene Native Solutions Srl si impegni ad adottare tutte le misure ragionevolmente possibili a tutela delle informazioni di carattere personale, riconoscete espressamente che non è possibile garantire la sicurezza della trasmissione dei dati su internet rispetto ad un eventuale accesso agli stessi da parte di terzi non autorizzati, sollevando così Native Solutions Srl da ogni e qualsiasi responsabilità per eventuali violazioni della sicurezza, a meno che ciò non sia stato causato da negligenza. Native Solutions Srl vi invita a verificare che il computer dal quale navigate sia dotato di un adeguato software di protezione della trasmissione dei dati, sia in entrata che in uscita (come ad esempio firewall e sistemi antivirus aggiornati).

Inoltre, al fine di proteggere i dati personali inseriti nell’applicazione “WorkEtiX” da parte degli utenti vengono adottate tutte le appropriate misure tecniche ed organizzative di sicurezza per evitare la perdita o la distruzione dei dati. In primo luogo sono previste procedure per minimizzare l'accesso non autorizzato ai dati o la divulgazione degli stessi. L’accesso al servizio avviene tramite sessione protetta e in seguito ad una procedura di login. I dati sono accessibili solo tramite autenticazione, inserendo la propria email e la password scelta in fase di registrazione. Tutte le password sono salvate con sistema di crittografia MD5. In ogni caso non è possibile eliminare interamente il rischio di uso improprio dei dati personali da parte di eventuali intrusi; per tale motivo si richiede all’utente di tenere al sicuro la password del proprio account e non rivelarla a nessuno. L’utente è tenuto altresì a contattare immediatamente lo sviluppatore nel caso in cui sospetti l'uso non autorizzato della propria password o altre violazioni della sicurezza.

Aggiornamenti della Informativa in materia di Privacy di Native Solutions Srl

Native Solutions Srl ha la facoltà di modificare o semplicemente aggiornare la presente Informativa in materia di Privacy per intero o in parte a seguito di eventuali modifiche alla normativa e alle norme che regolano la materia e tutelano i vostri diritti. Le suddette modifiche ed aggiornamenti della presente Politica in materia di Privacy verranno comunicate agli utilizzatori nella pagina della Politica in materia di Privacy non appena introdotte. Native Solutions Srl vi invita quindi a consultare periodicamente questa pagina.